Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u bewaarplichten gebruiken om Gmail-berichten voor onbepaalde tijd te bewaren, zodat u voldoet aan wettelijke verplichtingen of bewaarverplichtingen. U kunt een bewaarplicht plaatsen op individuele accounts of op alle accounts in een organisatie-eenheid. Bewaarplichten overschrijven bewaarregels, dus gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, vallen niet onder de normale regels voor gegevensbeheer waardoor gegevens definitief worden verwijderd.
Belangrijke informatie over bewaarplichten voor Gmail
Voordat u bewaarregels instelt, raden we u aan Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault te lezen en te bekijken welke Gmail-berichten worden ondersteund in Vault.
Alles uitvouwen | Alles samenvouwen
Welke gegevens kunnen worden bewaardGedekt:
- Berichten en bijlagen die door gebruikers in uw organisatie zijn gestuurd, ontvangen of als concept opgeslagen
- Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn gestuurd door gebruikers in uw organisatie
Niet gedekt:
- Gekoppelde bestanden
- E-mailindelingen
- Berichten die via andere Google-services worden gestuurd, zoals Agenda of Google Documenten, tenzij uitgebreide berichtopslag aanstaat
- Dynamische content in dynamische berichten
- Verwijderde concepten en automatisch opgeslagen versies van concepten
Als een bericht waarop een bewaarplicht is geplaatst, wordt verwijderd door een gebruiker of een bewaarregel, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bericht, maar wordt het bericht niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bericht nog steeds zoeken, bekijken en exporteren via Vault.
Als u de berichten waarvoor een bewaarplicht geldt wilt verfijnen, kunt u zoektermen invoeren. We raden u sterk aan eerst uw bewaarplichten per account (bepaalde gebruikers of kleinere organisatie-eenheden) te verfijnen en vervolgens die kleinere verzameling te verfijnen met termen.
In zeldzame gevallen schaalt het beleidverwerkingssysteem van Google mogelijk niet als u veel bewaarplichten met grote bereiken instelt die complexe termen bevatten om de berichten waarvoor een bewaarplicht geldt te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld de limiet bereiken als u meerdere bewaarplichten instelt met bereiken die meer dan 100.000 accounts bevatten en die u verfijnt met complexe termen, zoals meerdere aliassen en veel AND/OR-instructies. Als dit gebeurt, is het mogelijk dat uw organisatie tijdelijk geen beheerbeleid voor Google Workspace kan maken, zoals voor het toevoegen van nieuwe gebruikers of het toepassen van nieuwe beveiligingsregels.
Een bewaarplicht plaatsen op Gmail-berichten
- Log in op https://vault.google.com.
- Klik op Kwesties.
- Als de kwestie al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
- Klik op Kwestie maken.
- Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
- Klik op Maken.
- Klik op Bewaarplichten
Maken.
- Voer een unieke naam in voor de bewaarplicht.
- Klik op Service kiezen
Gmail.
- Klik op Doorgaan.
- Selecteer het bereik van de bewaarplicht:
- Specifieke accounts: Voer een of meer e-mailadressen van accounts of groepen in.
- Organisatie-eenheid: Selecteer een organisatie-eenheid.
Opmerking: We raden u sterk aan niet de organisatie-eenheid op het hoogste niveau te selecteren. U kunt dan namelijk geen Google Workspace-accounts verwijderen uit uw organisatie. Meer informatie
- Klik op Doorgaan.
- (Optioneel) Stel de voorwaarden in voor de bewaarplicht:
- Verzenddatum: Voer datums in om de bewaarplicht te beperken tot berichten die binnen de start- en einddatum zijn verstuurd.
- Als u berichten wilt bewaren die op of na een bepaalde datum zijn verstuurd, voert u alleen de startdatum in.
- Als u berichten wilt bewaren die op of voor een bepaalde datum zijn verstuurd, voert u alleen de einddatum in.
- Als u berichten wilt bewaren ongeacht wanneer ze zijn verstuurd, voert u geen start- of einddatum in.
- Termen: Voer zoektermen en operators in om de bewaarplicht alleen toe te passen op berichten die overeenkomen met de termen.
Opmerking:
- Als een gebruikersaccount valt onder de bewaarplicht, kan het account pas worden verwijderd nadat de bewaarplicht is verwijderd, zelfs als geen van de berichten overeenkomt met de voorwaarden. Als u een bewaarplicht instelt voor de organisatie op het hoogste niveau en deze verfijnt met termen, kunt u geen gebruikers verwijderen.
- U kunt
is:chatniet gebruiken om een bewaarplicht voor Gmail toe te passen op chatberichten in Google Chat. Als u chatberichten wilt bewaren, moet u een bewaarplicht voor Chat instellen.
- Verzenddatum: Voer datums in om de bewaarplicht te beperken tot berichten die binnen de start- en einddatum zijn verstuurd.
- Klik op Maken.
Een bewaarplicht voor Gmail-berichten bewerken
U kunt bepaalde bewaarparameters wijzigen, maar u kunt de service (van Gmail naar een andere service) of het bereiktype (zoals van accounts naar een organisatie-eenheid) niet wijzigen.
- Log in op https://vault.google.com.
- Klik op Kwesties en klik vervolgens op de kwestie die de bewaarplicht bevat.
- Ga als volgt te werk om de accounts of organisatie-eenheden te wijzigen waarvoor de bewaarplicht geldt:
- Klik op Bereik.
- Voeg accounts toe of verwijder deze, of wijzig de organisatie-eenheid.
Opmerking: U kunt geen accounts toevoegen aan een bewaarplicht die geldt voor een organisatie-eenheid en u kunt geen organisatie-eenheden toevoegen aan een bewaarplicht die geldt voor specifieke accounts.
Als u alle accounts verwijdert, wordt u gevraagd of u de bewaarplicht wilt verwijderen.
- Klik op Doorgaan.
- Klik op Voorwaarden om de verzendperiode of voorwaarden te wijzigen.
- Verzenddatum: Hiermee kunt u het datumbereik voor de bewaarplicht uitbreiden of beperken.
- Termen: Hier kunt u zoektermen en operators toevoegen of verwijderen om te wijzigen voor welke berichten de bewaarplicht geldt.
- Klik op Opslaan.